Kennzahlen im Unternehmen: KPIs für den Mittelstand

Die wichtigsten Kennzahlen im Unternehmen sind diejenigen, auf die Sie Entscheidungen stützen können: Umsatz und Rohertrag, Auftragsbestand, Lagerreichweite, Lieferfähigkeit, offene Forderungen und Liquidität. Alles andere ist Beiwerk. Wer im Mittelstand zehn gut gepflegte Kennzahlen täglich im Blick hat, steuert besser als mit 80 Kennzahlen, die niemand aktuell hält.

Was sind Kennzahlen (KPIs) und wozu dienen sie?

Eine Kennzahl verdichtet viele Einzelvorgänge zu einer Zahl, die Sie vergleichen können: mit dem Vormonat, mit dem Plan oder mit einem Zielwert. KPI steht für „Key Performance Indicator”, also eine Kennzahl, die den Erfolg in einem bestimmten Bereich misst.

Eine Kennzahl ist nur dann nützlich, wenn drei Dinge erfüllt sind:

• Sie ist eindeutig definiert. „Umsatz” kann Auftragseingang, Rechnungsstellung oder Zahlungseingang meinen. Legen Sie schriftlich fest, was gemeint ist.
• Sie ist aktuell. Eine Zahl vom Monatsende hilft nicht, wenn das Problem seit drei Wochen läuft.
• Sie löst eine Handlung aus. Wenn niemand weiß, was bei einer Abweichung zu tun ist, ist die Kennzahl Dekoration.

Die Kennzahlen, die im Mittelstand wirklich zählen

Statt mit einem großen Katalog zu starten, ordnen Sie wenige Kennzahlen den Bereichen zu, in denen Ihr Geld verdient oder gebunden wird.

Bereich	Kennzahl	Was sie Ihnen zeigt
Vertrieb	Auftragseingang, Angebotsquote	Wie viele Angebote werden zu Aufträgen
Vertrieb	Auftragsbestand	Wie viel Arbeit bereits sicher ist
Ertrag	Rohertrag, Deckungsbeitrag	Was nach Material- und Fertigungskosten übrig bleibt
Lager	Lagerreichweite, Lagerumschlag	Wie lange der Bestand reicht, wie schnell er dreht
Einkauf	Liefertreue, Preisentwicklung	Wie zuverlässig und wie teuer Lieferanten sind
Produktion	Termintreue, Ausschussquote	Ob Fertigungsaufträge pünktlich und sauber laufen
Finanzen	Offene Posten, durchschnittliche Zahlungsdauer	Wie schnell Geld hereinkommt
Finanzen	Liquiditätsstand	Ob die nächsten Wochen finanziert sind

Zwei dieser Kennzahlen verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Rohertrag und Deckungsbeitrag

Der Umsatz sagt nichts darüber, ob ein Geschäft sich lohnt. Der Rohertrag ist der Umsatz abzüglich der direkten Kosten für Ware oder Material. Der Deckungsbeitrag geht weiter und zieht zusätzlich variable Kosten wie Fracht oder Provisionen ab. Beide sollten Sie nicht nur für das Unternehmen insgesamt, sondern je Artikel, Kunde und Auftrag sehen. Erst dann erkennen Sie, dass der größte Kunde vielleicht der unprofitabelste ist.

Liquidität und offene Posten

Gewinn und Kontostand sind nicht dasselbe. Die Summe der offenen Forderungen und ihr Alter zeigen früh, ob Zahlungen ausbleiben. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Forderungsmanagement: Offene Posten im Griff.

Warum Kennzahlen in Excel oft scheitern

Viele Mittelständler berechnen ihre Kennzahlen am Monatsende aus mehreren Tabellen: eine aus dem Vertrieb, eine aus der Buchhaltung, eine aus dem Lager. Das hat typische Folgen:

1. Die Zahlen widersprechen sich. Vertrieb und Buchhaltung rechnen mit unterschiedlichen Ständen.
2. Die Aufbereitung kostet Tage. Jemand kopiert Daten zusammen, statt sie zu bewerten.
3. Niemand sieht die Ursache. Eine Summe in einer Tabelle lässt sich nicht bis zum einzelnen Beleg zurückverfolgen.
4. Die Zahl ist beim Lesen schon alt.

Der Kern des Problems: Die Kennzahl und die Daten, aus denen sie entsteht, liegen an verschiedenen Orten. Wenn Angebote, Aufträge, Lagerbewegungen, Rechnungen und Zahlungen in einem System entstehen, wird die Kennzahl zum Nebenprodukt der normalen Arbeit.

So bauen Sie ein Kennzahlen-Dashboard auf

Ein gutes Dashboard beantwortet in unter einer Minute die Frage: „Muss ich heute irgendwo eingreifen?”

Schritt 1: Zielgruppe festlegen

Die Geschäftsführung braucht Ertrag, Liquidität und Auftragsbestand. Die Lagerleitung braucht Reichweiten und Fehlmengen. Der Vertrieb braucht Angebote und Abschlüsse. Ein Dashboard für alle ist meist ein Dashboard für niemanden.

Schritt 2: Fünf bis acht Kennzahlen je Rolle wählen

Beginnen Sie klein. Jede Kennzahl bekommt einen Verantwortlichen, einen Zielwert und eine Schwelle, ab der gehandelt wird.

Schritt 3: Definitionen dokumentieren

Schreiben Sie je Kennzahl auf: Quelle, Formel, Zeitraum, Verantwortlicher. Das verhindert Streit darüber, welche Zahl „stimmt”.

Schritt 4: Drill-down ermöglichen

Aus der Kennzahl müssen Sie mit zwei Klicks zu den Belegen kommen, die sie ausmachen. Nur so führt eine Abweichung zu einer Antwort statt zu einer Diskussion.

Schritt 5: Rhythmus vereinbaren

Legen Sie fest, wann die Zahlen besprochen werden: täglich kurz im Lager, wöchentlich im Vertrieb, monatlich in der Geschäftsleitung. Ohne Rhythmus bleibt auch das beste Dashboard unbeachtet.

Typische Fehler beim Reporting

• Zu viele Kennzahlen. Wer alles misst, erkennt nichts Wichtiges mehr.
• Nur Vergangenheit. Ergänzen Sie rückblickende Zahlen wie den Umsatz durch vorausschauende wie Auftragsbestand und Liquiditätsplanung.
• Keine Vergleichswerte. Eine Zahl ohne Plan, Vorjahr oder Zielwert lässt sich nicht einordnen.
• Manuelle Pflege. Jede von Hand übertragene Zahl ist eine mögliche Fehlerquelle und bindet Zeit.

Wie ein ERP-System das Reporting verbessert

In einem integrierten ERP-System entstehen die Daten dort, wo gearbeitet wird: im Angebot, im Wareneingang, in der Rechnung. Berichte und Dashboards greifen auf denselben Datenbestand zu. Das beseitigt Abstimmungsarbeit zwischen Abteilungen und macht Auswertungen jederzeit abrufbar. Dika Ops bündelt dafür Berichte und Auswertungen mit den Modulen für Vertrieb, Lager, Einkauf und Finanzen, sodass die Zahlen aus einer gemeinsamen Quelle stammen. Wie das Gesamtbild eines solchen Systems aussieht, erklärt der Beitrag Was ist ein ERP-System?.

Häufige Fragen

Wie viele Kennzahlen sollte ein Mittelständler verfolgen?

Als Faustregel funktionieren fünf bis acht Kennzahlen je Verantwortungsbereich und rund zehn bis fünfzehn für die Geschäftsführung. Entscheidend ist nicht die Menge, sondern dass jede Zahl gepflegt, verstanden und mit einer Handlung verknüpft ist.

Was ist der Unterschied zwischen Kennzahl und KPI?

Eine Kennzahl ist jede verdichtete Zahl. Ein KPI ist eine Kennzahl, die direkt mit einem Ziel verbunden ist und den Erfolg in einem Bereich misst. Nicht jede Kennzahl ist ein KPI.

Wie oft sollte ich Kennzahlen auswerten?

Operative Kennzahlen wie Fehlmengen oder offene Lieferungen täglich oder wöchentlich, Ertragskennzahlen monatlich. Liquidität verdient im Zweifel häufigere Kontrolle als die Gewinn- und Verlustrechnung.

Brauche ich dafür eine eigene Business-Intelligence-Software?

Nicht zwingend. Wenn Ihr ERP-System Berichte und Dashboards aus den Echtdaten bietet, deckt das den Bedarf vieler mittelständischer Unternehmen ab. Eine zusätzliche Lösung lohnt sich erst, wenn Sie Daten aus vielen fremden Quellen verknüpfen müssen.

Fazit

Gute Kennzahlen sind wenige, klar definiert und stets aktuell. Dika Ops verbindet Vertrieb, Lager, Einkauf und Finanzen in einem System, damit Ihr Dashboard ohne Excel-Handarbeit entsteht. Dika Ops befindet sich in der geschlossenen Beta; tragen Sie sich gern in die Warteliste ein.